Facebook Share Image

DOKUMENTUM- ÉS WORKFLOW-MENEDZSMENT

A T-Systems Magyarország instantDoc szolgáltatása az önkormányzati intézmények adminisztratív tevékenységét és munkafolyamat-szervezését támogatja. A dokumentum- és workflow-menedzsment-rendszer módszereiben és az informatikai támogatás szintjén is egységes, áttekinthető iratkezelési rend megvalósítását célozza meg.

Az alkalmazás különösen az alábbi adminisztratív jellegű kihívásokra nyújt megoldást:

  • nagy iratmennyiség, mely lokális gépeken/e-mail postafiókokban/fájlszervereken/táblázatokban már nem kezelhető;
  • kötelező iratkezelő rendszert használni;
  • az iratok verziózott kezelése szükséges;
  • kifinomult jogosultságkezelés indokolt a dokumentumokhoz való hozzáférés tekintetében;
  • gyakori igény az iratok egyszerű és gyors visszakeresése;
  • sok egyedi, gyakran változó munkafolyamatot kell kezelni.

A felhasználói felület telepítés nélkül, tetszőleges támogatott böngészőben futtatható. Az alkalmazás architektúrája többrétegű, szolgáltatásorientált, és teljes egészében Microsoft .NET alapokon készült.

MODULOK:

  • Az adminisztrációs modulban a teljes rendszer adminisztrációja, paraméterezése, a központi törzsadatok kezelése és egyéb beállítások végezhetők el.
  • Az érkeztetőmodulban a céghez beérkező papíralapú vagy elektronikus küldemények regisztrálása történik meg, igény esetén küldemények nagy teljesítményű szkennelése és az e-mailek automatikus érkeztetése is megoldható.
  • Az iktatómodulban történik az iratok és ügyek létrehozása, kezelése, ügyintézése, valamint szervezetek közti mozgatása. Az iratkezelő modulban lehetséges az dokumentumok iktatása és az iratkezelési folyamatok követése. A postázómodulban a vállalattól feladott papíralapú vagy elektronikus küldemények kezelése történik.
  • Az irattár modul biztosítja a napi szintű munkavégzéshez nem szükséges, lezárt ügyiratok kezelését, archiválását.
  • A számlakezelő modulban a számlák kezeléséhez kapcsolódó speciális funkciók és folyamatok kezelése történik.
  • A munkafolyamat-támogató modul lehetővé teszi egyedi folyamatok és feladatok kezelését, ügyviteli folyamatok definiálását és követését. A rendszerben lehetőség van folyamatok kialakítására, paraméterezésére.

A teljes körű kiszolgálás és a gördülékeny bevezetés érdekében további szolgáltatások igénybevételére is lehetőség van:

  • teljes körű támogatás,
  • igény esetén helyszíni oktatás,
  • egyedi felmérés, folyamatok elemzése, javaslattétel folyamategyszerűsítésekre,
  • a rendszer egyedi, speciális igények szerinti továbbfejlesztése,
  • speciális dokumentumok kezelése (pl. szerződéstár).

Az instantDoc a megrendelő működési környezetében több más rendszerhez, így akár az önkormányzati vagy ERP-rendszerhez is illeszthető, és a későbbi kapcsolódásokat is lehetővé teszi. A csatolt rendszerekkel való integrációt adatbázisszinten, szabványos adapterekkel, illetve szolgáltatásszinten, szabványos webszolgáltatásokon keresztül oldjuk meg. Lehetőség van továbbá az ügyfél korábbi iratainak, dokumentumainak és egyéb adatainak rendszerbe töltésére (migráció).

Lépjen kapcsolatba szakértőnkkel!