Kérdések a virtuális konferenciáról

A Meeting Manager for Windows (Windows tárgyalásmenedzser) használata esetén az alábbi minimális követelményeknek kell megfelelni, ha szervezőként vagy meghívottként részt akar venni egy virtuális konferencián:

• Windows 98, Me, NT, 2000, XP vagy Vista **.
• Microsoft Internet Explorer 6.0 vagy magasabb verzió, Firefox 1.5 vagy magasabb verzió. Mozilla 1.7 vagy magasabb verziójú böngésző, illetve Netscape 8.1 vagy magasabb verzió.
• A böngészőben engedélyezni kell a JavaScriptet és a cookie-kat.
• Az Active X engedélyezése javasolt az Internet Explorer verziókhoz.
• 56 kbit/s-os vagy ennél gyorsabb internetkapcsolat.
• Microsoft Internet Explorer 6.0 vagy magasabb verzió, illetve Netscape 8.1 vagy magasabb verzió.

Meeting Manager (Tárgyalás menedzser) a Mac OS X-hez:

• Mac OS X 10.3, 10.4 (PowerPC/ Intel Mac)
• Firefox 1.5 vagy magasabb verzió, Safari 1.3 (Mac OS 10.3), Safari 2.0 (Mac OS 10.4).
• 5.0-s vagy magasabb verziójú Java futási környezetet (JRE) igényel.
• A böngészőben engedélyezni kell a JavaScriptet és a cookie-kat.
• 56 kbit/s-os vagy ennél gyorsabb internetkapcsolat.

Megjegyzés: A Mac OS 9 nem támogatott.

Meeting Manager a Linux-hoz:

• Red Hat Linux Enterprise 4.0, Su SE Linux 10.0.
• Firefox 1.5 vagy magasabb verzió, Mozilla 1.7 vagy magasabb verzió.
• A böngészőben engedélyezni kell a JavaScriptet és a cookie-kat.
• 5.0-s vagy magasabb verziójú Java futási környezetet (JRE) igényel.
• Értékesítési Központ (Sales Center) vagy távoli hozzáférés nem támogatott.

Ezek a meghívottak egy normál e-mail üzenetet kapnak, amelyben szerepel egy hivatkozás, amire rákattintva csatlakozhatnak a megbeszéléshez. A kapott meghívó mellékletét más Outlookhoz hasonló naptárprogram is kezelni tudja.

Ahhoz, hogy a tárgyalás során valamennyi interaktív jellemzőt használni tudja, a Meeting Managert (Tárgyalásmenedzser) kell futtatnia a számítógépén. A Meeting Manager lehetővé teszi, hogy Ön vagy a megbeszélés bármely más résztvevője megossza a dokumentumok vagy alkalmazások legtöbb típusát. Ellentétben a régi módszerekkel, amikor lemezről telepítették a szoftvert, vagy manuálisan az internetről töltötték le, majd installálták, a virtuális konferencia esetén automatikusan történik a Meeting Manager letöltése és telepítése. Valójában minden egyes alkalommal, amikor részt veszünk egy tárgyaláson, a Meeting Manager önkarbantartást végez oly módon, hogy ellenőrzi a legutóbbi verziót, és amennyiben szükséges, frissíti magát. A letöltés általában kevesebb, mint egy percet vesz igénybe.
A szoftvert első ízben alkalmazó felhasználók esetén körülbelül 1.0 MB töltődik le a Windows Meeting Manager aktiválásakor. Ezután a Meeting Manager csak a frissített komponenseket tölti le, ahogy szükségessé válnak.

Mivel a WebEx tárgyalások valós idejű együttműködést, és erőforrás megosztást biztosítanak az interneten keresztül, a teljesítmény függ mind magától az internettől, mind pedig a WebEx szolgáltatástól. A WebEx folyamatosan figyeli a szolgáltatás és a hálózat teljesítményét, és állandóan továbbfejleszti az infrastruktúrát annak érdekében, hogy a tárgyalási szolgáltatások rendelkezésre állását és megbízhatóságát magas szinten tartsa.
Íme néhány a teljesítményt befolyásoló tényezők közül:

• Az Ön internetszolgáltatójának teljesítménye.
• A WebEx szerverrel létesített irányított csatlakozáson áthaladó teljes internetforgalom.
• A tűzfal és a helyettesítő kiszolgálók (proxy szerverek) teljesítménye, ha az Ön számítógépe egy vállalati tűzfal mögött helyezkedik el.

Először is ellenőrizze internetkapcsolatának sebességét. Ha DSL, Kábel modem, vagy vállalati hálózatot használ, a szükséges hálózati hozzáféréssel rendelkezik. A kapcsolt vonalas modemek is megfelelnek erre a célra, de az 56 kbit/s alatti sebesség már valószínűleg túl lassúnak bizonyul. Még egy 56 kbit/s-os modem használata esetén is az összeköttetés tényleges átviteli sebessége változhat.
Emellett próbálkozzon a dokumentum és bemutató (prezentáció) megosztás használatával, az alkalmazás- vagy munkaasztal- (desktop-) megosztás helyett. A dokumentum- és bemutató-megosztás kisebb sávszélességet igényel.
A teljesítményt javíthatja az is, ha a megosztott dokumentumok vagy bemutatók kevesebb grafikát tartalmaznak.
Bizonyosodjon meg arról is, hogy a bemutatót (prezentációt) tartó személy gyors összeköttetéssel rendelkezik. A helyzeten nem segít, ha valamennyi résztvevőnek gyors internetkapcsolata van, de éppen a prezentáló félé lassú, modemes.

A dokumentum-megosztásnál nyomtatómeghajtót (a WebEx dokumentum-betöltőt) használnak arra, hogy a dokumentum képét létrehozza, ami aztán a Meeting Manager tartalom megjelenítőjében ellenőrizhető, és jelölésekkel ellátható. Ez a kép leginkább egy kinyomtatott dokumentumhoz hasonlít abból a szempontból, hogy nem szerkeszthető. Viszonylag kis sávszélességet igényel, így a dokumentum-megosztás jól működik alacsonyabb sebességen is.
Ezzel szemben alkalmazás-megosztás esetén (pl.: MS Word, vagy Excel) az alkalmazás képei valós időben kerülnek elküldésre, lehetővé téve a dokumentumok szerkesztését, valamint az alkalmazás valamennyi jellemzőjének – mint például a menük és eszközök – megjelenítését. Ez a típusú megosztás sokkal hatékonyabb, és nagyobb sávszélességet kíván.

Gyakorlatilag bármilyen dokumentum vagy alkalmazás megosztható. Azonban a folyamatos adatáramlás (streaming) tartalmú alkalmazások (pl.: videolejátszás egy harmadik fél internetoldaláról) esetleg nem működnek jól, mivel az ilyen tartalom nem közvetlenül továbbítódik a forrásból a résztvevőkhöz. Viszont ha egy folyamatos adatáramlás (adatfolyam) tartalmú weboldalt akarunk megosztani, akkor használhatjuk a webtartalom-megosztást, amely egy böngésző ablakot nyit meg valamennyi résztvevő számítógépén, és a tartalmat a forrásból közvetlenül odaáramoltatja.

Nem. Csupán a bemutatót tartó személy számítógépén kell rendelkezésre állnia az adott fájlnak vagy alkalmazásnak. A megbeszélés többi résztvevőjének számítógépének nem kell tartalmaznia a szóban forgó állományt vagy alkalmazást.

Dokumentum-megosztás esetén a dokumentumokat elláthatjuk jegyzetekkel, de nem szerkeszthetjük, mivel a tartalom egy PDF dokumentumhoz (hordozható dokumentumformátum) vagy faxhoz nagyon hasonló kép. Azonban az alkalmazás megosztás használata révén szerkeszthetjük a megbeszélés során megosztott dokumentumokat, majd a végső változatot elmenthetjük az (aktuális környezet számára készített) alkalmazás-formátumban. Alkalmazás-megosztás esetén valamennyi résztvevő látja az Ön által végzett változtatásokat, vagy maga is szerkesztheti a dokumentumot, amennyiben Ön távvezérlést engedélyezett számára.

Igen, a tartalom-megjelenítőben tetszőleges számú dokumentum vagy prezentáció megosztható. Az Ön által megnyitott minden egyes dokumentum vagy prezentáció a saját "fülén” (tab) jelenik meg a tartalom-megjelenítőben. Mivel a Meeting Manager minden egyes fülhöz automatikusan a dokumentum vagy prezentáció címét vagy nevét rendeli hozzá, gyorsan megkereshetjük azt a dokumentumot vagy prezentációt, amit meg akarunk osztani a résztvevőkkel.

Igen. Ha a számítógép egy állományában akarom elmenteni valamelyik dokumentumot vagy prezentációt, akkor válasszuk a Fájl menü Mentés (Save) parancsát. Az elmentett fájl offline módon történő megtekintéséhez kétszer kattintsunk a fájlra. Ekkor a dokumentum vagy prezentáció a WebEx Dokumentum Megjelenítőben lesz látható, ami a Meeting Manager része.

Igen. Amennyiben Ön Microsoft PowerPoint bemutatót oszt meg, akkor a résztvevők a saját tartalom-megjelenítőjükön láthatják az animációkat és a diaátmeneteket (váltásokat). Vagy pedig az animációkat és diaátmeneteket alkalmazás-megosztás használatával jeleníthetjük meg annak érdekében, hogy a dia szerzői (készítői) alkalmazást megosszuk másokkal, majd a diákat ebben az alkalmazásban nyitjuk meg.

Egy WebEx megbeszélés során valamennyi résztvevő megjelenítő egysége automatikusan a megbeszélés tartalmát mutatja, még akkor is, ha a képernyők felbontása különböző. Nem számít, milyen felbontás van beállítva a résztvevők monitorán, a megjelenítő egységek automatikusan a prezentáló személy egérkurzorát követik. Ennek következtében a bemutató személynek mindig az éppen tárgyalt tartalomhoz közel kell tartania az egérkurzort (egérmutatót). Az optimális eredmények elérése érdekében a prezentálónak 800 x 600-as képpontra (pixelre) kell állítania a monitorát, mivel ez a felbontás a legelterjedtebben használt. Ha változtatni akarjuk a Windows alatt használt képernyő felbontását, használjuk a Képernyő Vezérlőpult (Display Control Panel) Beállítások (Settings) fülét. Ha Mac OS-el dolgozunk, akkor a Monitor Vezérlőpultot (Monitors Control Panel) használjuk erre a célra.

Igen. Ha Ön a bemutatót tartó személy alkalmazását, munkaasztalát vagy webböngészőjét távvezérli, és az Ön számítógépének operációs rendszere eltér a bemutató személy által használttól, akkor a Meeting Manager az Ön klaviatúrájának billentyűit automatikusan hozzárendeli a prezentáló által használt billentyűkhöz .

Az alábbiakban több módszert is leírunk, amelyek alkalmazása révén megakadályozhatjuk, hogy hívatlan személyek is csatlakozzanak a megbeszéléshez:

• Adjunk meg egy jelszót a megbeszéléshez. A virtuális konferencia szolgáltatás minden egyes meghívottnak küldött e-mail üzenetbe beteszi a megbeszéléshez specifikált jelszót.
• Korlátozzuk a megbeszéléshez történő hozzáférést. Amint valamennyi meghívott résztvevő csatlakozott a megbeszéléshez, a Megbeszélés menüben kiválaszthatjuk a Hozzáférés Korlátozása pontot, s ezzel megakadályozzuk, hogy mások is részt vegyenek az értekezleten.
• A Résztvevő (Participant) menü Eltávolít (Expel) elemének kiválasztásával kizárhatjuk bármely hívatlan résztvevőt.

A dokumentum-megosztás esetén a résztvevők láthatják a dokumentumot, de nem tudják azt megváltoztatni, átírni. Az alkalmazás-megosztásnál Ön azt az alkalmazást osztja meg, amit a dokumentum létrehozásához, vagy változtatásához használ; ilyenkor a dokumentum változtatása során a résztvevők látják az Ön által végrehajtott változtatásokat.
Gyakorlatilag a dokumentumok vagy alkalmazások bármely típusa megosztható, de előfordulhat, hogy a folytonos audio- vagy video-adatfolyamokat tartalmazók esetében nem megfelelő a kijelzés. Folyamatos adatáramlás (streaming, adatfolyam) tartalom-megosztása esetén használjuk a WebEx Webtartalom-megosztás opcióját; ilyenkor minden egyes résztvevő számítógépén egy webböngészőben jelződik ki a tartalom. Ehhez csupán annyit kell tennie, hogy a Megosztás (Share) menüből kiválasztja a Webtartalmat (Web Content), megadja annak a weboldalnak az URL (Egységes erőforrás megnevezés) címét, ahol a jelfolyamtartalom található, és a résztvevők láthatják azt a saját böngészőikben. Egyidejűleg több dokumentumot vagy prezentációt is megoszthat; minden egyes dokumentum vagy prezentáció a saját fülénél jelenik meg a tartalom-megjelenítőben.

Gyakorlatilag bármiféle dokumentum vagy alkalmazás megosztható. Amennyiben a megosztani kívánt alkalmazás audio- vagy videojelfolyamot tartalmaz, és elérhető a weben, akkor az optimális eredmények elérése érdekében a következőket kell tennie:

• Jelenítse meg az oldalt a böngészőjében.
• Használja a Webtartalom-megosztás jellemzőt, amely minden egyes résztvevő számítógépén megnyit egy böngésző ablakot.

Igen.

A képek olykor rosszabb minőségűekké válhatnak, ha az Internet kapcsolat lassú.

A linkre kattintva a Cisco WebEx speciálisan virtuális konferenciákra kialakított hálózatát, rendszerét éri el, mely jelenleg nem tartalmaz magyar nyelvű oldalakat. Az egyes menüpontok jelentéséről az itt felsorolt kérdésekre adott válaszok között tájékozódhat.

A résztvevők láthatják az Ön munkaasztalát vagy alkalmazását, függetlenül attól, hogy milyen felbontást használnak. Az optimális (legjobb) eredmények elérése érdekében 800x600 képpontra (pixelre) állítsa be a monitorának a felbontását.

A keresztvonalas minta egy olyan alkalmazásablak árnyéka, melyet Ön nem osztott meg a résztvevőkkel, és a megosztott alkalmazás előtt található. Csak zárja be az ablakot, és a minta eltűnik a képernyőről. Ennek segítségével tesszük lehetővé, hogy a megosztani nem kívánt alkalmazásokat a résztvevők ne láthassák.

Néhány, a teljesítményt befolyásoló tényezőt az alábbiakban sorolunk fel:

• A számítógépével létesített Internet kapcsolat sebessége
• Az Internet forgalom
• Az Ön tűzfalának és helyettesítő kiszolgálóinak (proxy szervereinek) teljesítőképessége

Habár Ön esetleg nagy sebességű internetkapcsolattal rendelkezik, előfordulhat torlódás, vagy csomagvesztés az interneten. Általában ilyenkor csupán annyit tehet, hogy tájékoztatja az esetről hálózati rendszergazdáját vagy internetszolgáltatóját. A torlódás gyakran átmeneti jelenség, és idővel magától megoldódik. Mindazonáltal a súlyos, vagy hosszú ideig fennálló problémákat jelentse rendszergazdájánál vagy ügyfélszolgálatunknál.

A résztvevők láthatják az Ön munkaasztalát vagy alkalmazását, függetlenül attól, hogy milyen felbontást használnak. Az optimális eredmények elérése érdekében 800x600 képpontra (pixelre) állítsa be a monitorának a felbontását.

A gyorsbillentyűk a klaviatúrának azok a billentyűi, amelyek segítségével gyorsan megvalósíthatjuk az alábbiakat:

• Kilépés a munkafolyamatokból: Ctrl + F10
• Szöveges üzenetváltás elindítása: Ctrl + F8
• Szöveges üzenetváltás ablak bezárása: Ctrl + F3
• Az alkalmazás- vagy munkaasztal-megosztási ablakok bezárása: Ctrl + F9
• A szöveges üzenetváltás ablak előtérbe hozása: Ctrl + Shift + F3