Folyamatoptimalizálás és folyamatmenedzsment
Tapasztalati tény, hogy az informatikai projektek megvalósítása sokkal hatékonyabban végezhető el, ha azokat folyamat- és
működésfejlesztéssel készítik elő. Így gyorsabb, problémáktól mentesebb a belső folyamatokhoz kapcsolódás.
A meglévő informatikai rendszerekhez történő illesztés, a belső elfogadottság és támogatás megszerzése nélkülözhetetlen. Egy,
az iparágat és ügyfelünk üzleti tevékenységét, folyamatait jól ismerő „külső szem" folyamatosan ügyel a kitűzött célok megtartására,
a minőségi és hatékonysági szempontok követésére, a felmerülő kockázatok időben történő elkerülésére, vagy minimalizálására.
Egy szervezet, idejének jelentős részét tipikusan (esetenként akár 80%-át) „felesleges feladatok" elvégzésével tölti: a munkatársak
olyan adatok, információk után kutatnak, melyek máshol rendelkezésre állnak, egy-egy folyamatlépést több rendszerben, több
formában adminisztrálnak, vagy éppen olyan dokumentumokat készítenek, melyeket aztán senki sem fog ténylegesen használni.
A jelenlegi nehéz időkben a fejlődés fenntartásához, a megfelelő eredmények eléréséhez maximalizálni kell az üzleti folyamatok
teljesítményét, hatékonyságát. Igazi és teljes áttörést egy jól fókuszált BPR projekt végrehajtásával érhetünk el, mely a
következő közvetlen előnyöket nyújthatja:
- javíthatja az üzleti folyamatok ciklusidejét (akár 50%-kal),
- csökkenti a redundáns üzleti folyamatok számát (akár 10%-kal).
A hatékonyság növekedése pedig néhány hónap alatt mérhető működési költség megtakarítással járhat a korábbi működési minőség
javításával párhuzamosan.
Amennyiben az üzleti folyamatok felesleges és értelmetlen lépéseket tartalmaznak, a vállalat teljesítménye gyenge lesz, függetlenül
attól, hogy a munkatársak mennyire motiváltak és mennyire dolgoznak keményen. A folyamatokban minimálisnak tűnő változtatások
is hatalmas változásokat idézhetnek elő az ügyfél-elégedettségi mutatókban és a szolgáltatás minőségében. Már akár azzal is
elérhető 10%-os hatékonyság-növekedés, ha megfelelően dokumentáljuk és oktatjuk a folyamatokat. A BPR a folyamatok teljes
újragondolását jelenti, melynek során a szervezet megszabadulhat a hosszú évek alatt berögződött rossz szokásaitól, és újra
tiszták lehetnek a felelősségi- és hatáskörök.
A fűnyíró elvű költségmegtakarítás, a létszámleépítés nem vezethet megfelelő eredményhez, hiszen a nem a problémára fókuszált,
alátámasztás nélküli döntések a folyamatokat és az embereket is kibillenthetik az egyensúlyukból. A nem megfelelő kollégák
leépítése a folyamatok életképességét, míg az üzletfolytonosság szempontjából szükséges folyamatok (pl. sales) megnyírása
a cég életben maradását is veszélybe sodorhatja.
A fejlesztés és a hatékonyságjavítás nem szabad, hogy csak egy pozícióra fókuszáljon: az egész üzletre (pl. egy egész szervezeti
egységre) ki kell terjednie. Amennyiben a megtakarítások alapja a folyamatok és a szervezet hatékonyságának növelése, illetve
az új IT megoldásoknak köszönhetően az adminisztrációs idő csökkentése, úgy a cég teljesítménye nem csökken, hatékonysága
pedig nő! Ahhoz, hogy a változtatások elérjék céljukat, újra kell fogalmazni a rövid- és középtávú stratégiákat, a költségmegtakarítást
és leépítést pedig úgy kell szükség esetén meghatározni, hogy azok összhangban maradjanak a stratégiával.
Referenciák
- IT BPR fejlesztési és release menedzsment módszertan, Magyar Telekom
- T-Home rebrand projekt, Magyar Telekom
- Energi retail projekt, Magyar Telekom
