Folyamatoptimalizálás és folyamatmenedzsment

Tapasztalati tény, hogy az informatikai projektek megvalósítása sokkal hatékonyabban végezhető el, ha azokat folyamat- és működésfejlesztéssel készítik elő. Így gyorsabb, problémáktól mentesebb a belső folyamatokhoz kapcsolódás.

A meglévő informatikai rendszerekhez történő illesztés, a belső elfogadottság és támogatás megszerzése nélkülözhetetlen. Egy, az iparágat és ügyfelünk üzleti tevékenységét, folyamatait jól ismerő „külső szem" folyamatosan ügyel a kitűzött célok megtartására, a minőségi és hatékonysági szempontok követésére, a felmerülő kockázatok időben történő elkerülésére, vagy minimalizálására.

Egy szervezet, idejének jelentős részét tipikusan (esetenként akár 80%-át) „felesleges feladatok" elvégzésével tölti: a munkatársak olyan adatok, információk után kutatnak, melyek máshol rendelkezésre állnak, egy-egy folyamatlépést több rendszerben, több formában adminisztrálnak, vagy éppen olyan dokumentumokat készítenek, melyeket aztán senki sem fog ténylegesen használni. A jelenlegi nehéz időkben a fejlődés fenntartásához, a megfelelő eredmények eléréséhez maximalizálni kell az üzleti folyamatok teljesítményét, hatékonyságát. Igazi és teljes áttörést egy jól fókuszált BPR projekt végrehajtásával érhetünk el, mely a következő közvetlen előnyöket nyújthatja:

• javíthatja az üzleti folyamatok ciklusidejét (akár 50%-kal),
• csökkenti a redundáns üzleti folyamatok számát (akár 10%-kal).

A hatékonyság növekedése pedig néhány hónap alatt mérhető működési költség megtakarítással járhat a korábbi működési minőség javításával párhuzamosan.

Amennyiben az üzleti folyamatok felesleges és értelmetlen lépéseket tartalmaznak, a vállalat teljesítménye gyenge lesz, függetlenül attól, hogy a munkatársak mennyire motiváltak és mennyire dolgoznak keményen. A folyamatokban minimálisnak tűnő változtatások is hatalmas változásokat idézhetnek elő az ügyfél-elégedettségi mutatókban és a szolgáltatás minőségében. Már akár azzal is elérhető 10%-os hatékonyság-növekedés, ha megfelelően dokumentáljuk és oktatjuk a folyamatokat. A BPR a folyamatok teljes újragondolását jelenti, melynek során a szervezet megszabadulhat a hosszú évek alatt berögződött rossz szokásaitól, és újra tiszták lehetnek a felelősségi- és hatáskörök.

A fűnyíró elvű költségmegtakarítás, a létszámleépítés nem vezethet megfelelő eredményhez, hiszen a nem a problémára fókuszált, alátámasztás nélküli döntések a folyamatokat és az embereket is kibillenthetik az egyensúlyukból. A nem megfelelő kollégák leépítése a folyamatok életképességét, míg az üzletfolytonosság szempontjából szükséges folyamatok (pl. sales) megnyírása a cég életben maradását is veszélybe sodorhatja.

A fejlesztés és a hatékonyságjavítás nem szabad, hogy csak egy pozícióra fókuszáljon: az egész üzletre (pl. egy egész szervezeti egységre) ki kell terjednie. Amennyiben a megtakarítások alapja a folyamatok és a szervezet hatékonyságának növelése, illetve az új IT megoldásoknak köszönhetően az adminisztrációs idő csökkentése, úgy a cég teljesítménye nem csökken, hatékonysága pedig nő! Ahhoz, hogy a változtatások elérjék céljukat, újra kell fogalmazni a rövid- és középtávú stratégiákat, a költségmegtakarítást és leépítést pedig úgy kell szükség esetén meghatározni, hogy azok összhangban maradjanak a stratégiával.

Referenciák

• IT BPR fejlesztési és release menedzsment módszertan, Magyar Telekom
• T-Home rebrand projekt, Magyar Telekom
• Energi retail projekt, Magyar Telekom